O Arquivo Fonte de Dados, mais conhecido como AFD, é muito importante para o seu REP – Registrador Eletrônico de Ponto – (popularmente conhecido como: Relógio de Ponto) e deve ser gravado diretamente no pendrive do Auditor-Fiscal do Trabalho por meio da porta fiscal, presente no seu REP.
Se o assunto suscita dúvidas, confira alguns procedimentos que devem ser feitos:
Se o empregador utiliza um ou mais REPs, cada um deles gerará um arquivo AFD. O nome do arquivo é composto pelo prefixo AFD seguido do número de registro do REP.
A empresa deve tratar os dados originários do AFD no AFDT (Arquivo Fonte de Dados Tratados) e no ACJEF (Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais). Esses arquivos são gerados a partir do SREP (Sistema de Registro Eletrônico de Ponto).
O SREP, ou simplesmente software de ponto, é o sistema destinado à anotação por meio eletrônico da entrada e saída dos trabalhadores da empresa, previsto no art. 74 da Consolidação das Leis do Trabalho – CLT, aprovada pelo Decreto-Lei nº 5.452, de 1º de maio de 1943, e deve registrar fielmente as marcações efetuadas, não sendo permitida qualquer ação que desvirtue os fins legais a que se destina, tais como:
Restrições de horário à marcação do ponto;
Marcação automática do ponto, utilizando-se horários predeterminados ou horário contratual;
Exigência, por parte do sistema, de autorização prévia para marcação de sobrejornada; e
Existência de qualquer dispositivo que permita a alteração dos dados registrados pelo empregado.
A função de tratamento dos dados se limitará a acrescentar informações para complementar eventuais omissões no registro de ponto ou indicar marcações indevidas, gerando o relatório Espelho de Ponto Eletrônico, de acordo com o anexo II da portaria 1.510/2009 MTE e os arquivos fiscais ADFT e ACJEF, de acordo com o anexo I da portaria 1.510/2009 MTE.