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Como evitar a sobrecarga no fechamento de ponto no final do mês



O fechamento de ponto dos vigias é uma das tarefas rotineiras do setor de recursos humanos. Dessa forma, independente do tamanho da equipe da empresa, é preciso dedicar muita atenção para essa atividade. Assim, evita-se uma sobrecarga no fechamento de ponto e consequentemente possíveis erros.

A atividade de fechamento do ponto é a verificação, conclusão e registro do período de trabalho mensal de uma pessoa dentro da empresa.

As empresas adotam, de forma geral, práticas chamadas de implementação de datas de corte para isso. Uma das divisões de período mais comuns é do dia 16 de um mês ao 15º dia do próximo.

Assim, o setor de recursos humanos tem um tempo hábil para fazer o levantamento do pagamento das horas extras e corrigir eventuais problemas.

No entanto, com a chegada do e-Social, a apuração da folha de ponto dos vigias se alterou. Isso porque o período que você precisa apurar deve ser do dia 01 ao último dia corrente do mês.

Felizmente, você pode utilizar a tecnologia para evitar a sobrecarga no fechamento do ponto no final do mês. Essa realidade é possível graças à integração de informações para agilizar e melhorar todo esse processo.

Você quer saber como utilizar esses sistemas tecnológicos ao seu favor? Então acompanhe a leitura e aprenda 3 dicas essenciais.

Dica 1: Configure o sistema de ponto o mais automático possível!

Isso diminui a sobrecarga no fechamento de ponto.

É muito importante que o sistema de registro de cartão de ponto esteja bem configurado e atualizado. Dessa forma, os cálculos gerados serão de forma automatizada. Assim, com menores intervenções manuais, evita-se erros humanos.

É importante que a interface do software de gestão de ponto seja fácil e intuitiva. Isto é, com dedução das funções disponíveis.

É inegável que um software de ponto para ser bom, não exija cargas extensas e exaustivas de treinamento para sua utilização.

Essa função é importante, visto que softwares que exigem muitas horas de treinamento tendem a serem complexos e ruins. Nesse contexto, o trabalho da equipe de RH se torna mais difícil.

Mesmo com a constante automatização dos processos dentro de uma empresa, as intervenções manuais são impossíveis de não ocorrer dentro da rotina de qualquer sistema de ponto.

Devido às frequentes variações nas cargas horárias dos vigias, é necessário que a equipe de RH trate essas exceções de forma manual.

Contudo, quando as mesmas se tornam a regra, é necessário fazer um reajuste em todo o sistema de ponto e corrigir as falhas de configuração.

Dica 2: Dê preferência a sistemas com comunicação em Nuvem

A computação na nuvem (Cloud) é uma inovação utilizada em diversos processos em uma empresa. Dentro desse contexto, é possível inserir as rotinas de fechamento de ponto nesse modo tecnológico e assim, evitar a sobrecarga.

Basicamente, os sistemas em nuvens fornecem acesso aos dados em tempo real. Dessa forma, é possível enviar e receber informações sobre ao relógio de ponto na hora. Quando uma empresa opta por adquirir sistemas com computação na nuvem, o RH se beneficia bastante no momento do fechamento de ponto.

Com essa tecnologia, as informações estão sempre disponíveis, e esse fator facilita e agiliza e muito a rotina da administração pessoal.

Então, por exemplo, tarefas que necessitavam de dias para serem feitas, como a correção dos erros, falta de registros, duplicações, solicitação de atestados, entre outros, com a presença do sistema na nuvem, o tratamento de ponto em geral é feito com mais frequência e assertividade.

Dica 3: Opte por sistemas com suporte técnico operacional efetivo

A assistência é crucial para a manutenção do seu sistema. Falando em termos de cenário legislativo brasileiro, o país tem constantes mudanças nas leis trabalhistas. Além disso, as necessidades das empresas sempre crescem.

Por isso, programas genéricos que não tem opção de adaptação e suporte não conseguem suprir por muito tempo as necessidades de uma empresa para a gestão de ponto.

O suporte técnico é um serviço que está sendo tão requisitado, que até mesmo os softwares mais antigos que trabalhavam com licenças eternas voltaram atrás em suas metas de trabalho.

Nesse cenário, essas empresas começaram a cobrar anuidade de seus clientes eternos. Contudo, mesmo com as atualizações anuais, nem todos os sistemas conseguem se adaptar à realidade do mercado brasileiro.

Por isso, antes de contratar o suporte de software, é necessário se informar sobre ele. Sabemos que muitas mudanças ocorrem e esses produtos precisam oferecer as mudanças necessárias para o funcionamento do sistema de ponto.

Vale falar que, o apoio qualificado para orientação de uso é totalmente necessário. Principalmente para ter como resultado uma rotina eficiente de fechamento de ponto dentro de uma empresa.

Além disso, o suporte do sistema deve ter uma atuação rápida para resolução de possíveis problemas.

A dica para conseguir o melhor suporte técnico é preferir Sistema de ponto que siga o modelo computacional SaaS com gestão e suporte em Nuvens.

Assim, essa escolha é a melhor. Isso porque em outros modelos a assistência muitas vezes estão fora do pacote de atualização anual que você contratou.

A rotina do Rh se torna mais fácil ao adotar o SaaS com gestão e suporte em nuvem. Isso porque a assistência do software tem uma melhor atuação.

Dica 4: Atualize-se sempre sobre as novas tecnologias e assim evite a sobrecarga no fechamento de ponto.

É muito importante que os gestores de RH se informem sobre as novas tecnologias que surgem no mercado. Isso porque a modernização facilita a rotina do RH. Portanto, é preciso se atualizar para que a rotina seja cada vez mais efetiva. Por isso, é preciso repensar a forma de apenas comprar produtos sem pensar nas tecnologias que tem envolvimento com ele, visto que o cenário muda sempre. Para quem deseja se manter sempre atualizado com as tendências do mercado mundial, a assinatura de equipamentos pode ser uma boa opção.

Dessa forma, a empresa pode contar com hardwares modernos para registro de ponto. Já os sistemas de assinaturas (que incluem serviços personalizados com sistema de gestão) é uma forma segura e eficaz de potencializar os resultados positivos do RH.

Em conclusão, para ter uma rotina diária eficiente, a sua equipe pode contar com a tecnologia para essa missão.

Assim, não será necessário correia para fechar todas as tratativas em poucos dias, causando menos desgastes e menos erros nos cálculos que geram prejuízos para empresa.

Que tal modernizar a sua empresa com softwares para o registro e gestão de ponto?


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