Desde a Portaria 1510/09 as empresas puderam fazer o controle da jornada de trabalho através do REP (Registro Eletrônico de Ponto). Com isso, não é somente a entrada e saída dos funcionários que fica registrada no equipamento, mas também o arquivo fiscal.
Desse modo, para que o Auditor Fiscal do Ministério do Trabalho e Emprego possa fazer a vistoria de da empresa, agora o REP também emite um arquivo fiscal. Este arquivo contém itens como carga horária, mas também dados como número do PIS do funcionário, CNPJ da empresa, dentre outras informações.
Portanto, cabe ao RH fazer o cuidado do arquivo e garantir que ele não sofra danos e prejudique a empresa. No artigo a seguir do Blog Secullum vamos trazer quais são os problemas causados por erros no tratamento e como fazer a gestão da melhor forma.
O QUE É ARQUIVO FISCAL
Pois bem, antes de saber quais são os riscos do tratamento incorreto destes documentos, é preciso saber o que eles são e o que representam.
Sendo assim, o arquivo fiscal é o arquivo emitido pelo REP que reúne todas as informações dos profissionais em atividade na empresa. Por meio de um código gerado pelo equipamento, é possível saber o horário exato em que cada colaborador registrou o ponto.
Este documento, portanto, tem como principal objetivo o controle do RH sobre a carga horária e o cumprimento da jornada pelos funcionários. Em caso de erros na marcação de entrada e saída, o arquivo fiscal pode ser usado para ajustar os dados.
Além disso, outra função do arquivo é fornecer informações ao Poder Público. Isso porque, de tempos em tempos, o MTE envia um de seus auditores fiscais para avaliar as condições de trabalho das empresas e fazer os demais controles de qualidade.
Sendo assim, entre os documentos usados pelos fiscais é o AFDT (Arquivo Fonte de Dados Tratados), que já trazem todos os dados tratados, com detalhes completos sobre o ponto, carga horária e muito mais.
Ademais, vale ressaltar a diferença entre AFD (Arquivo Fonte de Dados) e o AFDT. O primeiro é uma espécie de preliminar, onde a empresa pode verificar se os dados estão corretos e, se necessário, corrigi-los. Já o AFDT é o documento consolidado, que não pode ser mudado, uma vez que serve de parâmetro para o MTE.
A IMPORTÂNCIA DE CUIDAR OS ARQUIVOS FISCAIS NO REGISTRO DE PONTO
Com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), todas as empresas se tornaram responsáveis por manter em segurança os dados de seus funcionários. No entanto, os cuidados com o arquivo fiscal vão além das obrigações legais.
Os arquivos são importantes melhorar os resultados da equipe de RH da empresa. Isso porque o documento fiscal fornece os dados da jornada de trabalho, ele pode ser usado para o custo-benefício de cada colaborador, por exemplo.
Além disso, o arquivo serve também para o controle financeiro da empresa. Por exemplo, para o mês está previsto um número específico de horas extras, para baixar os custos. Através do AFD (Arquivo Fonte de Dados) é possível controlar esse indicador.
Outro exemplo nesse sentido é evitar multas e punições para a empresa. Tendo o controle do arquivo fiscal se torna mais fácil evitar que os trabalhadores estejam com carga horária acima do permitido ou ausências não sem justificativa.
PRINCIPAIS ERROS DO TRATAMENTO DE ARQUIVO FISCAL
O arquivo fiscal já é usado nos recursos humanos há algum tempo. No entanto, mesmo com esse tempo, as mudanças recentes fazem com que hajam erros comuns no manuseio.
A maior parte destes erros foram eliminados pelo uso de software no registro de ponto. Com o Secullum Ponto Web, a empresa tem backup de dados, evitando a perda de arquivos.
Porém, há ainda erros que não são evitados pelo serviço. O cálculo de gastos é um exemplo disso. Isso porque, mesmo com a automatização do sistema, a parte financeira ainda é feita pela equipe de RH ou finanças da empresa.
Portanto, veja a seguir alguns erros comuns no tratamento de arquivo fiscal e como evitar:
Perda de dados: Através do Secullum Ponto Web, a empresa não perde os dados, uma vez que a memória interna resguarda todos os arquivos e os mantém intactos;
Falha de cálculos: Fazer o cálculo manual da jornada de trabalho já foi um erro bastante comum no RH. Agora o sistema faz a consolidação destes dados de forma automática, a fim de evitar diferenças no registro de ponto;
Custos excessivos: Este ainda é um erro passível, mesmo com o Secullum Ponto Web. Para evitar, o indicado é avaliar as horas de trabalho, evitando que hajam trabalhos além do horário estipulado.
ARQUIVO FISCAL NO SECULLUM PONTO WEB
A geração do arquivo fiscal ficou mais fácil com o registro de ponto eletrônico. O Secullum Ponto Web possuí um sistema que se integra a outras plataformas, facilitando o acesso aos dados.
Para empresas que têm controle virtual dos funcionários, o site Ponto Secullum Web permite o acesso ao registro de ponto e jornada de trabalho de todos os colaboradores de qualquer lugar, mesmo fora da empresa.
Além disso, é possível fazer mudanças em massa. Por exemplo, tendo mudanças no horário da empresa, o gestor pode mudar a jornada de todos os profissionais de uma vez só.